Informacje Dotyczące Przetwarzania Danych w Parafii Ewangelicko-Augsburskiej Świętej Trójcy w Warszawie

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w Parafii Ewangelicko-Augsburskiej Świętej Trójcy w Warszawie (dalej Administrator).
2. Administrator przetwarza dane osobowe w związku z pełnionymi funkcjami statutowymi, korzystając przy tym z autonomii oraz niezależności gwarantowanej w szczególności przez art. 25 ust. 5 i art. 53 ust. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. oraz Ustawę z dnia 13 maja 1994 r. o stosunku Państwa do Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 1994 r. Nr 73, poz. 323 z późn. zm.).
3. Dane osobowe zbierane przez Parafię są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane również „RODO”, ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku, ustawą – Prawo telekomunikacyjne z dnia 16 lipca 2004 roku oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 roku.

WAŻNE POJĘCIA

Administrator Danych Osobowych (dalej „ADO”, “Parafia”)- Parafia Ewangelicko-Augsburskiej Świętej Trójcy w Warszawie;

dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu;

dane szczególnych kategorii oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe
ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne
lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne
w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności
lub orientacji seksualnej;

dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16 roku życia;

eksport danych oznacza przekazanie danych do Państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

Inspektor Ochrony Danych (IOD) – rozumie się przez to osobę, której ADO powierzył pełnienie obowiązków Inspektora Ochrony Danych (warszawa-trojca-iodo@luteranie.pl);

Organ nadzorczy – oznacza Komisję Ochrony Danych Osobowych Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego w Rzeczypospolitej Polskiej, bądź Ewangelicką Komisję Wspólną Ochrony Danych Osobowych, jeśli zostanie taka powołana, który jest właściwy w kwestii zadań statutowych realizowanych przez Parafię lub Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który jest właściwy w pozostałych kwestiach dotyczących ochrony danych;

Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu;

przetwarzanie danych osobowych – wykonywanie jakichkolwiek operacji na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych;

Polityka – oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie
z kontekstu;

Ustawa – ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;

zgoda osoby, której dane dotyczą – oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie.

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Administrator przetwarza dane osobowe w związku z pełnionymi funkcjami statutowymi, korzystając przy tym z autonomii oraz niezależności gwarantowanej w szczególności przez art. 25 ust. 5 i art. 53 ust. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. oraz Ustawę z dnia 13 maja 1994 r. o stosunku Państwa do Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 1994 r. Nr 73, poz. 323 z późn. zm.).

Przetwarzanie danych osobowych przez administratora, w tym szczególnych kategorii danych osobowych określonych w obowiązujących przepisach prawa, w szczególności dotyczących przekonań religijnych, jest niezbędne do realizacji przez administratora i Kościół funkcji statutowych.

Tam, gdzie jest to konieczne dla wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa kościelnego lub przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub dyspozycji osoby, której dane dotyczą, Kościół przekazuje dane w ramach struktur Kościoła, w szczególności do innych Parafii, Diecezji, Konsystorza lub duszpasterzy środowiskowych z zachowaniem przepisów Regulaminu, bądź do organów publicznych w związku z obowiązkiem prawnym.

Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO w celu wykonywania przez siebie działalności statutowej i gospodarczej.

Administrator stosuje się do zasady zapewnienia transparentności (przejrzystości) przetwarzania danych osobowych. Osoby, których dane dotyczą są informowane o przetwarzaniu danych najpóźniej w momencie ich zbierania ponadto są one informowane o celu i podstawie prawnej ich przetwarzania.

Administrator dba o to by w Parafii respektowana była zasada minimalizacji danych osobowych. Dane zbierane są w zakresie niezbędnym do wskazanego celu przetwarzania oraz przetwarzane tylko przez minimalny okres retencji.

Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności przetwarzanych przez niego danych osobowych. W wypadku wystąpienia incydentu związanego z bezpieczeństwem danych osobowych, zgodnie z informacjami powyżej Parafia informuje o takim zdarzeniu osoby, których dane osobowe dotyczą, w sposób zgodny z przepisami prawa.

KONTAKT W SPRAWACH ZWIĄZANYCH Z OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez:

1. e-mail warszawa-trojca-iodo@luteranie.pl,
2. korespondencyjnie na adres Parafii ul. Kredytowa 4, 00-062 Warszawa
   z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

Wprowadzone przez Administratora procedury zapewniają odpowiedni poziom poufności oraz integralności danym osobowym przez niego przetwarzanym. Do danych osobowych maja dostęp jedynie osoby odpowiednio przeszkolone i posiadające stosowne upoważnienia. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.

Administrator podejmuje niezbędne kroki podczas wyboru podmiotów przetwarzających oraz innych podwykonawców, aby poziom zabezpieczenia danych osobowych u tych podmiotów był wystarczający.

Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności, Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

CELE ORAZ PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH PRZEZ ADMINISTRATORA

Administrator zbiera informacje dotyczące osób fizycznych, osób fizycznych prowadzących we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową oraz osób fizycznych reprezentujących osoby prawne lub jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadzące we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, zwanych dalej łącznie Podmiotami danych.

Dane osobowe Podmiotów danych są zbierane w niżej wymienionych przypadkach:

• Realizacji zadań w związku z pełnionymi funkcjami statutowymi, korzystając przy tym z autonomii oraz niezależności gwarantowanej w szczególności przez art. 25 ust. 5 i art. 53 ust. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. oraz Ustawę z dnia 13 maja 1994 r. o stosunku Państwa do Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 1994 r. Nr 73, poz. 323 z późn. zm.). W tym przypadku dane obejmują dane dotyczące tożsamości, adresu zamieszkania/zameldowania, korespondencyjnego danych; otrzymanych Sakramentów, korzystania z czynności kościelnych, zaangażowania kościelnego, korzystania ze spotkań kościelnych, przynależności religijnej i konfesyjnej obecnych i przeszłych, pełnionych funkcjach religijnych – kontaktowych członków Kościoła, byłych członków Kościoła i osób utrzymujących stałe kontakty z Kościołem w związku z jego celami statutowymi. Jeżeli dane dotyczą dzieci to ich przetwarzanie opiera się na zgodzie rodziców lub opiekunów.
• Parafialnych danych finansowych przetwarzane w celach statutowych Parafii w zakresie prowadzenie księgowości parafialnej oraz innych wymaganych prawem rejestrów o charakterze finansowym na rzecz kultu religijnego lub innej działalności związane z celami statutowymi, w tym dotyczących umów cywilnoprawnych. W takim przypadku mogą być przetwarzane dane osobowe powiązane z informacjami dotyczącymi przychodów i rozchodów Parafii, w tym darczyńców, osób wnoszących składki kościelne, stron umów cywilnoprawnych, korzystające z pomocy materialnej Parafii oraz wnoszących opłaty związane z cmentarzem. Podstawa prawna – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz obowiązujące przepisy dotyczące rozliczeń i dokumentów finansowych.
• Realizacji zadań wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej W takim przypadku mogą być przetwarzane dane identyfikacyjne oraz dane finansowe. Podstawę prawną przetwarzania stanowić będzie umowa, przepisy dotyczące rozliczeń i dokumentów finansowych.
• Ustalania, dochodzenia i egzekucji roszczeń. W takim przypadku mogą być przetwarzane niektóre dane osobowe podane przez Klienta w ramach korzystania z funkcjonalności w Serwisie takie jak: imię, nazwisko, dane dotyczące korzystania z usług, jeżeli roszczenia wynikają ze sposobu, w jaki Klient korzysta z usług, inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, w tym rozmiarów poniesionej szkody. Podstawa prawna – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ustaleniu, dochodzeniu i egzekucji roszczeń oraz na obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi.
• Zbieranie danych w innych przypadkach. W związku z prowadzoną działalnością statutową oraz gospodarczą Administrator, zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań religijnych, na eventach kulturalnych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów pomiędzy różnymi podmiotami. Dane osobowe podawane są w takich wypadkach dobrowolnie. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością. Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane.

Administrator zapewnia by ilość przetwarzanych danych w korespondencji była zgodna
z zasadą minimalizacji danych i by miały do niej dostęp jedynie osoby upoważnione.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od celu przetwarzania.

Umowa

W przypadku, gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej zakończenia.

Zgoda

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane osobowe przetwarzane są do jej wycofania. Cofnięcie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano
na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Przepis prawa

W wypadku, gdy podstawą prawną jest przepis prawa okres przetwarzania danych osobowych wynika również z konkretnych przepisów.

Uzasadniony interes Administratora

W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora dane osobowe przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. M.in. gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

W wypadku upłynięcia okresu retencji dane osobowe są niezwłocznie usuwane lub anonimizowane.

ODBIORCY DANYCH

Dane osobowe mogą być przekazywane podwykonawcom m.in. dostawcom usług IT, usług księgowych – przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami. Dostawcy usług mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku, gdyby Państwa dane zostały przekazane poza EOG, Administrator zastosuje odpowiednie zabezpieczenia prawne, tj. standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Dane nawigacyjne mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia lepszej obsługi, analizy danych statystycznych i dostosowania Serwisu do preferencji Klientów, a także administrowania Serwisem.

W przypadku skierowania żądania do Administratora, Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione organom państwowym upoważnionym do tego przepisami prawa.

UPRAWNIENIA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1. Prawo do informacji o przetwarzaniu danych – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Parafia przekazuje informację o przetwarzaniu jej danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
2. Prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Parafia przekazuje kopię przetwarzanych danych, dotyczących osoby zgłaszającej żądanie;
3. Prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
4. Prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
5. Prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania, Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego, zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
6. Prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie, w jakim dane osobowe
   są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Parafia wyda dane osobowe dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora jak i tego innego podmiotu;
7. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych
   w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
8. Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych
   lub ze względów związanych z ochroną mienia). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
9. Prawo do wycofania zgody – jeśli dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody;
10. Prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba której dane dotyczą może złożyć skargę do KODO.

Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

Wniosek dotyczący realizacji praw podmiotów danych, można złożyć:

1. w formie pisemnej tradycyjną drogą pocztową na Parafii ul. Kredytowa 4, 00-062 Warszawa z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub
2. drogą e-mailową na adres: warszawa-trojca-iodo@luteranie.pl

Odpowiedź na zgłoszenia powinna być udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator poinformuje wnioskodawcę o przyczynach takiego przedłużenia.

ZMIANY

W przypadku zmiany obowiązującej Polityki prywatności, wprowadzone zostaną odpowiednie modyfikacje do powyższego zapisu.

Pytania związane z Polityką Prywatności prosimy kierować na adres: warszawa-trojca-iodo@luteranie.pl